El rol del Sprint Master en un Design Sprint

Design Sprint es una metodología de trabajo para resolver problemas de diseño en una semana, y utiliza elementos de metodologías ágiles y de design thinking.

Design Sprint es un modelo de colaboración que funciona para empresas o equipos de cualquier tamaño y para resolver casi cualquier problema en unos pocos días, en buena parte porque tiene límites claros sobre el uso del tiempo y los recursos que se utilizan durante el proceso. El responsable de establecer esos límites es una persona en el equipo que tiene el rol del sprint master.

Sprint masterEl sprint master es la persona que lleva el liderazgo de la sesión, y es quien ayuda a definir el reto de diseño en el sprint, define al equipo de trabajo y los ayuda a pasar por todas las etapas del proceso.

El rol de sprint master requiere entendimiento y experiencia profunda en los métodos de diseño centrado en el usuario, desarrollo de estrategias, facilitación de procesos y negociación (pero no es necesario ser un unicornio de UX).

Desarrollar estas habilidades toma tiempo y práctica, pero este rol hace una diferencia crítica al tratar de alinear al equipo para obtener resultados excepcionales.

Normalmente un sprint master es un arquitecto o especialista en experiencia de usuario: una persona con experiencia en la gestión de equipos de trabajo que tiene un conocimiento profundo en el diseño de procesos y que no teme retar a su equipo a colaborar para producir resultados en poco tiempo.

El trabajo del sprint master

El rol del sprint master es muy similar a la del scrum master en Scrum, en el sentido de que su rol en el proceso es de maestro-esclavo; es decir, tiene el control del proceso pero solo puede usar ese control para ayudar al equipo a trabajar.

La sesión de design sprint es algo que también se debe diseñar, y aquí es donde el trabajo del sprint master comienza.

Flujo de trabajo del sprint master en una sesión de design sprint
Flujo de trabajo del sprint master en una sesión de design sprint

Un buen sprint master sigue un flujo de tareas bien definido antes, durante y después del sprint. Su éxito depende de su habilidad para guiar al equipo, hacer gestión del proyecto y entender los métodos de UX que funcionan en periodos de tiempo muy cortos. Este trabajo de planeación toma tiempo, por lo general un día de preparación por cada día de sprint.

Antes del design sprint

La tarea más importante antes de comenzar un design sprint es articular el reto de diseño significativo sobre el que se centrará el trabajo de las sesiones. Un buen reto de diseño debe ser breve, inspirador y debe especificar a los usuarios objetivo y los entregables al final del sprint.

El sprint master debe seleccionar e invitar a las personas que participarán en el equipo, agendar las sesiones con expertos y las entrevistas con usuarios para las fases de “entender” y “validar” del sprint.

Finalmente, el sprint master debe preparar el material de presentación de las sesiones, reservar el espacio de trabajo, consiguir el material de trabajo, los refrigerios, bebidas y en general, asegurárse de que el proceso fluya sin problemas o interrupciones.

Durante el design sprint

Cuando el sprint comienza, el sprint master asume el rol de facilitador y anuncia la agenda y los ejercicios, lleva control del tiempo e invita a todos a participar. Si el equipo necesita cambiar el enfoque del plan original, el sprint master se encarga de que el equipo tome decisiones con rapidez minimizando las discusiones y de que cubran sus objetivos dentro de los límites de tiempo.

Durante el proceso, el sprint master es responsable de Tomar Notas Todo el Tiempo (ABC: Always Be Capturing) en un pizarrón o rotafolio, usando post-its o en una bitácora.

Después del design sprint

Las sesiones de desig sprint normalmente terminan con mucha energía y emoción, cuando el equipo logra crear una idea tangible en unos pocos días. Un buen sprint master mantiene esa energía al crear un plan de seguimiento, compartir los resultados del proceso y solicitando retroalimentación de los participantes para mejorar las sesiones en el futuro.

Consultor en experiencia de usuario, developer, conferencista, escritor y emprendedor. Trabaja en Tesseract Space, es Google Expert en UX/UI, Microsoft Regional Director y co-fundador de UX Nights.

Diseñando con Design Sprint

Design Sprint es un proceso de cinco días que sirve para resolver las preguntas críticas de un producto utilizando diseño, prototipado y la evaluación de ideas con usuarios finales.

Este proceso fue desarrollado en GV (antes Google Ventures) por Jake Knapp y mejorado por Braden KowitzMichael MargolisJohn Zeratsky y Daniel Burka como una colección de buenas prácticas de design thinking, estrategia de negocios, innovación, análisis de comportamiento y otras, empaquetadas en un proceso que cualquier equipo puede utilizar. En el Vol. XVII de UX Nights en la Cd. México había hablado de este tema, y me pareció que valía la pena retomarlo.

Al trabajar en un design sprint es posible recortar el ciclo de análisis e investigación a unos cuantos días, y el equipo de trabajo puede entender más rápidamente si vale la pena trabajar en una idea antes de comenzar a desarrollar una versión mínima de producto.

Aprender antes de construirDesign sprint le ayuda a un equipo de trabajo a obtener información clara por medio de la validación con prototipos para ver las reacciones de sus futuros usuarios antes de hacer compromisos que costarán tiempo y recursos.

Las sesiones de design sprint son colaborativas e incluyentes, y se anima a invitar a estas sesiones a tantos perfiles como sea posible, incluyendo diseñadores, programadores, expertos en negocio o en procesos. Normalmente hay un facilitador –el sprintmaster– que ayuda a dirigir el proceso y se asegura que el equipo no se desvíe de su objetivo.

Estas son las etapas típicas en la ejecución de un Design Sprint:

Proceso de Design Sprint

  • El día lunes se crea el camino a seguir en los siguientes días por medio de discusiones estructuradas. Al principio, se define un objetivo de largo plazo, y se crea un mapa del reto. En este día se invitan a expertos para que compartan su conocimiento sobre el problema con el equipo. Al final, se elige un objetivo: una parte ambiciosa pero manejable del problema que se puede resolver en una semana.
  • El día martes el equipo se enfocará en buscar soluciones. Después de revisar ideas ya existentes se comienzan a mezclar y a mejorar por medio de bocetos en papel, enfatizando el pensamiento crítico sobre la estética. En este día también se definen los perfiles de los usuarios que probarán la solución al final de la semana.
  • El día miércoles se revisan y critican las propuestas de solución desarrolladas el día anterior y el equipo decide cuáles resuelven mejor el objetivo a largo plazo. Después de elegir, se toman los bocetos ganadores y se combinan para crear un storyboard: un plan paso a paso para la construcción de un prototipo.
  • El día jueves el equipo trabajará para convertir el storyboard del día anterior en un prototipo, una versión simple y rápida de la solución que simule lo que los usuarios verán al final y que se puede construir en un día. También se prepararán los guiones para entrevistas y revisión del prototipo para el día siguiente.
  • El día viernes se realizan entrevistas con usuarios de carne y hueso para que el equipo pueda aprender de ellos al verlos utilizar el prototipo que se construyó el día anterior. Esta prueba es la que hace que el sprint valga la pena, porque al final del día el equipo aprenderá qué tal útil es su propuesta de solución y que hacer después: explorar otra solución, iterar sobre la propuesta actual o enviarla a producción.

Vale la pena aclarar que aunque design sprint toma prestados algunos conceptos de metodologías ágiles, no es sustituto ni equivalente de un sprint de scrum, ya que el proceso, los roles y los entregables son muy diferentes. Design sprint también utiliza conceptos de design thinking pero con límites claros sobre el tiempo y los recursos que se utilizarán en el proceso para mantenerlo ágil y enfocado.

Lo más importante de design sprint es que desde el principio ayuda al equipo a trabajar sobre las necesidades de sus usuarios, además de que enfoca el esfuerzo colectivo en crear cosas tangibles al mismo tiempo que reduce las discusiones.

Libro de SprintUna buena referencia sobre cómo ejecutar un design sprint es el libro que el equipo de GV publicó hace unos meses, titulado “Sprint: How to Solve Big Problems and Test New Ideas in Just Five Days” y en el que se evaluan casos reales de implementación de la metodología, como Slack, Savioke, Blue Bottle Cafe, Foundation Medicine o FitStar, entre otros, además de que sirve como una guía hora por hora para el aspirante a sprintmaster.

Design sprint es una metodología de trabajo muy flexible que se puede aplicar al diseño o mejora de cualquier producto, e incluso se puede utilizar para hacer solo investigación de usuarios (research sprint), diseñar la visión de un nuevo negocio (vision sprint), una campaña de mercadotecnia (communication sprint) o la migración de un sistema a nuevas plataformas (new form factors sprint).

En el sitio de GV hay varios artículos (en inglés) sobre recomendaciones y técnicas para ejecutar design sprints con diferentes enfoques. El sitio de Google Developers tiene disponibles para descarga un par de ebooks para realizar sesiones de design sprint para diseñadores y programadores.

Consultor en experiencia de usuario, developer, conferencista, escritor y emprendedor. Trabaja en Tesseract Space, es Google Expert en UX/UI, Microsoft Regional Director y co-fundador de UX Nights.